Formazione in azienda: la guida definitiva

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Formazione in azienda: la guida definitiva

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INTRODUZIONE

Oggi più che mai la formazione aziendale diventa uno strumento indispensabile per la sopravvivenza delle aziende. Di tutte: da quelle più piccole alla grandi companies internazionali. Il Covid-19 ha messo  in discussione tutti i vecchi paradigmi, e le regole che utilizzavamo anche solo pochi mesi fa per comunicare e interagire gli uni con gli altri hanno semplicemente cessato di funzionare.

Fra i motivi ci sono la paura del contatto e delle relazioni, difficoltà economiche inimmaginabili fino all’anno scorso, mascherine e gel antisettici che rendono l’empatia un miraggio lontano (ne parliamo anche a proposito della necessità di ripensare il linguaggio, in questo numero). Sono alla ribalta nuove figure, di cui nessuno (o quasi) prima conosceva l’esistenza: l’ultimo numero della Harvard Business Review (aprile 2020) dedica addirittura uno speciale al CLO, il Chief Learning Officier. E si parla con sempre più frequenza di Covid Manager. La formazione, dunque, è indispensabile. Eppure, vige ancora l’idea che “la formazione aziendale è inutile”.

LA FORMAZIONE AZIENDALE È INUTILE

Questa è una delle frasi che manager e imprenditori ripetono di fronte all’ennesima proposta di formazione aziendale. Ed è proprio così: la maggior parte delle volte, fare formazione in azienda è inutile. I motivi? Tanti. Tra i quali:

  • Formatori incapaci, noiosi, ripetitivi;
  • Divulgazione di conoscenze sbagliate, vecchie, inutili;
  • Mancanza di criteri oggettivi di misurazione dei risultati.

L’imprenditore e il manager hanno ragione: spesso, i corsi di formazione aziendali richiedono importanti investimenti, sia per quanto riguarda la parcella del formatore o della società di formazione, sia e soprattutto per quel che riguarda i costi collaterali: personale impegnato per più giornate in aula invece che a svolgere il tradizionale lavoro per il quale vengono pagati, mancata produttività e mancati introiti, lavoro arretrato da smaltire nei giorni seguenti. D’altro canto, la formazione è essenziale, perché senza formazione, soprattutto oggi, la sola idea di crescita e di raggiungimento degli obiettivi aziendali è ridicola. Ecco quindi la nostra guida pratica e definitiva per imprenditori e manager per capire quando fare formazione, con chi e quando invece fare altro.

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LE REGOLE SCIENTIFICHE

Le regole che seguono sono frutto del nostro studio ventennale nel campo delle neuroscienze, dell’apprendimento e della formazione. Sono regole basate sul modo in cui funziona il cervello e sul modo in cui funzionano le persone. Non devono necessariamente piacervi, né dovete necessariamente essere d’accordo. Il fatto che queste regole vi piacciano e che siate d’accordo è irrilevante. L’unica cosa che conta, qui, è la scienza. La formazione è importante, purché sia fatta con alcuni criteri, purché sia finalizzata a veicolare contenuti scientificamente validi e purché sia progettata con criteri altrettanto scientifici.
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PRIMA REGOLA: NUOVI CONTENUTI (E VALIDATI)
La prima e fondamentale regola che un imprenditore e un manager devono applicare per decidere se investire o meno tempo e risorse in un programma formativo è la valutazione dei contenuti proposti su base scientifica. Soprattutto nel campo delle soft skills, il panorama della formazione propone un approccio spesso ai limiti dello spettacolo da circo, ricco di contenuti che non avrebbero la minima ragion d’essere, spesso frutto dell’ingegno di formatori che, pur di recuperare qualche clic, si inventano qualsiasi cosa, incuranti del fatto che il loro approccio sia originale rispetto a quanto già detto negli ultimi 50 anni e che, soprattutto, che il loro approccio poggi su rigorose basi scientifiche.

È piuttosto semplice da verificare: basta dare una scorsa veloce ai programmi formativi attualmente in circolazione per verificare come, con qualche variazione sui nomi dati ai singoli corsi, i temi siano sempre gli stessi. Dai tre livelli della comunicazione al coaching, dal brainstorming al public speaking, dagli obiettivi ben formati alla comunicazione efficace, siamo sempre alle solite. La stessa cosa, del resto, si verifica nel panorama letterario: in un momento storico in cui praticamente chiunque può pubblicare un libro e in cui le maggior parte delle case editrici promuovono anche autori mediocri poiché guadagnano sulle copie che l’autore acquista e non tanto sulle vendite in libreria, anche i libri sono quasi tutti uguali.

Fatelo, per divertimento e se vi avanza una mezz’ora: consultate gli indici di libri che riguardano le soft skills e divertitevi a scoprire come, a parte la copertina, tutti dicano sempre ed esattamente le stesse cose. In questo senso, la formazione potrebbe davvero essere inutile: formare persone su argomenti che sono in circolazione da 50 anni e che possono essere reperiti agevolmente su migliaia di blog del settore può rivelarsi uno spreco di denaro davvero importante.

La formazione ha senso, invece, quando tratta di argomenti innovativi, svolti in modo originale e, soprattutto, validati scientificamente, come spieghiamo fra poco, nella seconda regola (per scoprire quali sono tutti gli approcci inutili o dannosi, leggi questo interessante e provocatorio articolo – qui ci sarà coaching, pnl, cagate varie). A tutto questo si aggiunge una considerazione importante: se studiate cose che praticamente tutti hanno studiato o che conoscono, dove troverete il vostro vantaggio competitivo? Se volete ottenere risultati diversi dagli altri, dovete studiare cose diverse da quelle che studiano gli altri. Semplice, vero?

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    SECONDA REGOLA: ATTENZIONE AI FALSI MITI
    La seconda regola consiste nel rispetto della scienza, che si traduce nel rispetto dell’intelligenza di chi sulla formazione deve investire fior di risorse. Come detto all’inizio, si tratta di un duplice investimento. Da un lato, quello sulla parcella del formatore o della società di formazione. D’altro lato, quello sul lavoro dei collaboratori aziendali, che per frequentare il corso non possono fare altro. Il che non sarebbe un problema, se le informazioni apprese e messe in pratica fossero di alto livello: anche solo un giorno di formazione di alto livello può portare un considerevole incremento di fatturato e performance.

    Allo stesso modo, anche solo un giorno di formazione mediocre può abbassare quegli indici (fatturato e performance), perché abbassa il livello motivazionale delle persone che frequentano il corso e crea diffuso malcontento. La maggior parte dei collaboratori che frequenta corsi, durante la giornata si annoia, ha la sensazione di perdere tempo, si rivela ostile al programma e/o al trainer. Per capire agevolmente se il corso di formazione che, se siete manager o imprenditore, state per promuovere nella vostra azienda, potete fare un semplice test.

    Fatevi mandare il programma, oppure chiedete direttamente a chi ve lo propone, che cosa ne pensa dei 5 temi qui di seguito. In base alla sua risposta, saprete se investire il vostro tempo e le vostre risorse in quella direzione o se, invece, investire altrove.

    1. I tre livelli della comunicazione e le percentuali di Meharabian: se ve ne parlano, o se anche solo vedete una slide che tira in ballo questi argomenti, potete serenamente passare oltre (di questo falso mito e di altri falsi miti parliamo in modo approfondito in questo articolo dedicato). Questo mito, oltre a essere falso, dichiara senza ombra di dubbio la scarsità di conoscenza di chi lo promuove.
    2. I predicati sensoriali, visivo auditivo e cinestesico, tanto cari alla PNL (Programmazione Neuro Linguistica) sono un mito di cui nessuno ha mai verificato la validità. Se non sapete di che si tratta, tanto meglio. Se tentano di rifilarveli, scappate a gambe levate.
    3. Brainstorming e intelligenza collettiva: la scienza è molto chiara al riguardo. Il brainstorming comunemente inteso abbassa la quantità delle idee prodotte rispetto a quelle che si producono da soli e ne abbassa anche la qualità.
    4. Intelligenza emotiva ed empatia: la maggior parte degli approcci ispirata all’empatia è fallimentare, sia perché basata su presupposti non scientifici, sia perché l’empatia, se non adeguatamente spiegata e interpretata, produce ingiustizie sociali e inequità in genere.
    5. Obiettivi ben formati: se nel programma di formazione leggete sigle come obiettivi SMART, obiettivi EXCITE e modello GROW, procedete come al punto 2, ovvero scappate a gambe levate. Si tratta di modelli assolutamente superficiali, datati e, tutto sommato, utili per una infarinatura di base al mondo del coaching (sul quale abbiamo dedicato un intero approfondimento). Nulla che, insomma, non si possa reperire su un qualsiasi libro o articolo online. Perché spendere soldi per imparare il significato di un paio di sigle di cui si può leggere praticamente ovunque? Invece, potete trovare qui le dieci regole per un obiettivo scientificamente ben formato.

    TERZA REGOLA: TRAINERS DI LIVELLO
    Se volete che il vostro investimento in formazione produca i risultati sperati, dovete affidarvi a trainers di livello. Il ruolo della formazione aziendale, vale la pena ripeterlo, è essenziale, a condizione che sia erogata da chi ne è titolato e in condizione. Uno dei grandi problemi del mondo del coaching e della formazione “pop” di matrice americana (corsi motivazionali, PNL e simili) è che chiunque può auto certificarsi come massimo esperto in una di queste materie. Chiunque. Senza criterio. Persino senza frequentare un corso. Gli attestati che vengono rilasciati a destra e a manca sono poco più di una farsa: per un partecipante che studia, frequenta i corsi e svolge con profitto i suoi esercizi, ce ne sono altri cento che in aula dormono, eseguono poco o male i loro compiti, non si prendono la briga di studiare e approfondire.

    Uno dei motivi per cui esiste il mito secondo cui “la formazione è inutile” nasce proprio da questo: formatori incapaci, ignoranti (nel senso letterale del termine e rispetto alle materie di cui sopra), nessun criterio di selezione per quel che concerne il rilascio di certificati. Certo, dal punto di vista del manager e/o dell’imprenditore, questo può essere un problema. Come fare a identificare un trainer o un formatore di livello?

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    Ecco alcuni criteri da tenere in considerazione.

    • Anni di esperienza: è vero che a volte il giovane trainer ha una marcia in più e che il “vecchio” trainer si porta in dote idee vecchie. È anche vero che si tratta di macro generalizzazioni: l’esperienza, comunque, conta. Almeno un po’. Per esperienza, intendiamo quantità di ore di aula svolte effettivamente, un po’ come si contano le ore di volo per gli aspiranti piloti di aereo. Dieci anni di carriera gestendo un corso da dieci persone all’anno non rappresentano una grande esperienza, ma solo tanti anni di scarso lavoro.

    • Pubblicazioni serie: un formatore che si rispetti dovrebbe avere al suo attivo almeno una pubblicazione, con una casa editrice che si rispetti (le autopubblicazioni non contano. Le case editrici di qualche formatore che utilizza i libri per promuovere i suoi discepoli, non contano. Le case editrici che pubblicano i libri in base a quante copie acquista l’autore, non contano). Per carità, non è una regola assoluta ma, ripetiamo, aver scritto un libro (e averne vendute un po’ di copie) è comunque indice di un minimo livello di competenza e professionalità. Guardate le classifiche, leggete le recensioni: tutto, conta. Vanno bene anche pubblicazioni on line: programmi, video e così via. Insomma, basta digitare in Google per avere un feedback piuttosto attendibile sulla persona che vuol vendervi il corso che vi cambierà la vita.

    • Certificazioni di valore: qui, senza generalizzare e salvando tutti i professionisti seri che ogni giorno si applicano al meglio delle loro capacità, una considerazione va comunque fatta. Quando tutti possono ottenere una certificazione, a prescindere, allora la certificazione smette di essere un criterio distintivo. Insomma: chiedete i titoli a chi vi propone formazione, e cercate di capire come se li sono guadagnati. È importante.

    QUARTA REGOLA: MODULI DIDATTICI BRAIN FRIENDLY
    L’apprendimento ha le sue regole, che vanno conosciute e rispettate, se davvero si vuole fare in modo che la formazione serva a qualcosa. I moduli didattici, affinché il cervello di chi partecipa al corso sia correttamente stimolato, devono avere durate prestabilite e devono contenere il perfetto connubio fra spiegazione e interazione con il partecipante.

    Le esercitazioni devono essere condotte secondo schemi e ritmiche molto precise: il mito, ancora in voga in molte realtà formative, secondo cui si possono lasciare i partecipanti lavorare per ore sullo stesso argomento è, per l’appunto, un mito, molto più utile al trainer, che nel frattempo può rilassarsi, che ai partecipanti. Per mettere a frutto il vostro prossimo corso di formazione, chiedete a chi ve lo offre precise delucidazioni circa il modo in cui conduce le esercitazioni, potreste restare sorpresi.

    QUINTA REGOLA: KPI e ROI
    Ecco un tasto dolente. Anzi, dolentissimo. La formazione aziendale dovrebbe avere obiettivi precisi e, soprattutto, dovrebbe portare a risultati effettivamente misurabili. Il fatto che spesso l’oggetto della formazione siano le cosiddette soft skills (abilità “morbide”, tipicamente legate alla crescita personale o al campo delle relazioni personali o delle interazioni umane) non implica che queste skills possano essere misurate.

    Affinché sia efficace e, soprattutto, generi un importante ROI, un corso di formazione dovrebbe prevedere una importante quantità di KPI, ovvero di criteri precisi che permettano di misurare le abilità sulle quali si decide di lavorare in aula. È facile dire “corso di formazione per migliorare le proprie abilità comunicative”.

    Che cosa significa? La verità è che spesso la formazione aziendale non tiene conto di questo aspetto, limitandosi ad erogare contenuti senza criteri precisi. Nel termine comunicazione, giusto per fare un esempio, sono comprese tantissime skills, che devono essere mappate con rigorosa precisione.

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    Il solo termine “comunicazione” potrebbe contenere, come minimo, un centinaio di KPI:

    • conoscenza e uso specifico di determinate parole,
    • capacità di raccolta di parole durante l’ascolto,
    • capacità di analisi della semantica del linguaggio,
    • conoscenza delle implicature conversazionali,
    • uso delle implicature conversazionali,
    • conoscenza della funzione delle metafore,
    • conoscenza della struttura dei frame,
    • conoscenza dei vocabolari metaforici,
    • conoscenza delle strategie linguistiche
      ... e altre decine di abilità connesse alla sola intelligenza linguistica.

    Poi, sempre in comunicazione, ci sono tutte le abilità connesse all’intelligenza comportamentale ed emotiva:

    • linguaggio del corpo,
    • gesti,
    • espressioni,
    • respirazione,
    • gestione dello stato,

    ...che a sua volta si declina in mille sfaccettature diverse. Insomma, ci siamo capiti: i KPI sono una cosa seria.

    Il problema è che né l’imprenditore né il manager sono tenuti a conoscere questi KPI né sono tenuti a sapere come misurarli, perché non è il loro lavoro. Spetta al formatore o alla società di formazione presentare un piano concreto di sviluppo di queste abilità, in funzione di quelli che sono gli obiettivi aziendali.

    La prossima volta che qualcuno vi propone un corso di formazione per la comunicazione efficace, chiedetegli di che si tratta. E la prossima volta che qualcuno di parla di argomenti come “relazionarsi in modo vincente”, fategli fare un elenco di almeno 50 specifiche caratteristiche che devono essere presenti in “relazionarsi in modo vincente”. Resterete sorpresi anche in questo caso (dopo la lettura e l’applicazione di questo articolo, in effetti, avrete un sacco di sorprese).
    I KPI, per concludere questo argomento, vanno definiti prima della progettazione dei corsi, in relazione ai desideri aziendali. Vanno poi misurati nei futuri partecipanti al corso, per calibrare perfettamente il contenuto del corso stesso rispetto al livello di chi lo frequenta.  Una delle principali cause di ostilità dei partecipanti verso la formazione deriva proprio dalla assoluta distanza fra quel che viene insegnato e quel che la persona già conosce e applica. Infine, vanno stabiliti con altrettanta precisione i tempi e i modi di misurazione dei KPI medesimi, per tenere traccia di tutte le evoluzioni dovute alla formazione erogata.

    Altra sigla, altro tema: il ROI, ovvero il ritorno sull’investimento. La questione può essere molto semplice: applicando alla lettera le regole di cui parliamo in questo articolo, un ROI certo ed elevato è garantito, sia in termini numerici (fatturato, vendite, utile e così via) sia in termini di elevazione personale delle persone che partecipano alla formazione, che poi a loro volta porteranno ancora più numeri. Numeri che permetteranno all’azienda di proseguire con i percorsi formativi e così via, in un circolo virtuoso che crea valore costante per tutte le parti in causa (per un approfondimento sul ROI, leggi questo articolo di approfondimento).

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    SESTA REGOLA: PROGETTAZIONE SCIENTIFICA
    Alla definizione dei KPI segue la progettazione scientifica del corso, che abbraccia un arco di tempo ben diverso e ben più ampio da quello che riguarda il corso stesso. Ovvero: rispetto al corso, ci deve essere un prima, ci deve essere un durante, e ci deve essere un dopo. Quando un imprenditore o un manager si chiedono se valga la pena o meno fare formazione e in che modo progettare la formazione nella loro azienda, dovrebbero prendere in attenta considerazione questo criterio.

    Che cosa succede prima della formazione? Vengono definiti i KPI (come specificato nella regola numero 5)? Viene fatto un assestment sulle persone che frequenteranno i corsi? Soprattutto, viene fatto un assestment aziendale per definire con precisione quali sono le singole skills rispetto a ciascun ruolo? Ovvero: per poter svolgere con profitto il proprio lavoro, un addetto alle vendite deve avere skills almeno in parte diverse da quelle che deve avere chi si occupa di seguire processi produttivi, o un team. Alcune skills sono certamente trasversali, mentre altre devono essere specifiche.
    Inutile formare tutti allo stesso modo, tutti sulle stesse skills. Questa è la vera perdita di tempo e denaro dell’azienda, la dispersione delle risorse erogate. Preliminarmente alla formazione vera e propria, dunque, perché questa abbia ragion d’essere, deve essere svolto questo tipo di lavoro consulenziale, che di certo non si esaurisce in un colloquio con la persona che organizza il corso ma che deve coinvolgere nel profondo le dinamiche aziendali che verranno toccate dalla formazione stessa.

    Durante la formazione, poi, devono essere seguite alcune regole precise, soprattutto per l’erogazione dei contenuti, come abbiamo detto parlando di moduli didattici brain friendly. Durante la formazione deve poi essere pianificato un lavoro di mantenimento e sviluppo, o gestito direttamente dal formatore, oppure delegato a una figura di riferimento all’interno dell’azienda, adeguatamente e opportunamente formata per svolgere il ruolo. Che cosa faranno i partecipanti fra una sessione di formazione e l’altra? Chi si occuperà di seguirli, di fornire loro feedback e di indirizzare la loro crescita?

    E dopo? Che cosa succede quando il corso o il percorso finiscono? A questo punto, vanno stabiliti i cosiddetti piani di mantenimento, durante i quali i partecipanti, invece di perdere le nozioni acquisite come spesso accade, le fortificano e le mettono a frutto. Qui, volendo, si apre un mondo: può essere il formatore a seguire a livello consulenziale questo processo, oppure l’azienda può formare al suo interno trainers dedicati a questo preciso scopo. A questo punto, risulta evidente che le domande che si pongono spesso imprenditori e manager, in buona fede, sono spesso disattese. Quando fare formazione aziendale? Che valore ha la formazione aziendale? Qual è il ruolo della formazione aziendale e quali sono i suoi obiettivi? Abbiamo fornito una abbondante serie di risposte, che dovrebbero sgomberare il campo da qualsiasi equivoco. La formazione aziendale è quanto di meglio l’azienda possa decidere di fare e quanto di più utile ci possa essere, a patto che vengano soddisfatte tutte le regole di cui abbiamo parlato finora. Più una, che è quella di cui parliamo fra poco.

    SETTIMA REGOLA: PER MOLTI, NON PER TUTTI
    Chi lo dice che ai corsi di formazione debbano partecipare tutti? Ci dovrebbe essere, almeno, un minimo di selezione e un formatore (o una società di formazione) seria dovrebbe proporvi un criterio di selezione. Questa selezione può essere effettuata dall’azienda, oppure dal formatore (o dalla società di formazione) o di concerto. La questione fondamentale è, come abbiamo ribadito: la formazione, soprattutto quella di un certo livello, richiede un investimento, spesso importante, che riguarda sia l’investimento evidente (la parcella di chi organizza ed eroga i corsi) sia i costi laterali, ovvero la collocazione di persone pagate per svolgere altri lavori in aula e, in alcuni casi, le loro spese di alloggio e trasferta.

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    Deve valerne la pena, e non ci deve essere alcuna remora nel selezionare con attenzione estrema i partecipanti. Quali che siano i criteri adottati, poco importa. Quel che importa è che chi inizia un percorso sappia di essere un privilegiato e sia conscio del tipo di investimento che l’azienda sta facendo su di lui e del tipo di ritorno che da lui si aspetta, sia in termini di KPI, sia in termini di performance aziendale.

    ONE MORE THING?
    Un’ultima cosa, un suggerimento spassionato, frutto dell’esperienza e di considerazioni di ordine scientifico. Ricordate, qualsiasi cosa vogliate fare per la vostra azienda, che una sola intelligenza non basta. Formare le persone su una singola abilità, tipica di una specifica intelligenza (team coaching, linguistica, comunicazione non verbale) è quasi del tutto inutile, perché durante una interazione umana sono sempre coinvolte molte variabili, che si connettono le une con le altre. E che devono essere conosciute. Altrimenti, davvero, è meglio stare a casa a leggere un libro (volete saperne di più sulla differenza fra comunicazione e interazione?).

    CONCLUSIONE

    Questo è quanto, ora tocca a voi. Studiate bene le sette regole contenute in questo articolo e stabilite qual è il vostro prossimo passo. Valutate con attenzione le persone con cui lavorare, e mettetele alla prova. Vi spetta di diritto. I soldi sono i vostri, le persone da formare lavorano con voi. Pretendete, e pretendete tanto: il tempo è poco e la vita è troppo breve per sprecarla con formatori incapaci o in aule in cui si dicono sempre e solo le stesse cose.

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